抗战时期一段盐务档案故事

本微信公众号分别于本年3月26日、4月2日，分两期向读者展示了1945年民国川康盐务管理局总务科科长——秦雅甡的读书心得，并让读者感受到这位新任中层干部的书生意气和时代局限。在这篇《心得体会》的最后，秦雅甡对自己分管的档案工作，提出了尖锐批评，从而引发了一场机关内部档案管理“争论”，进而推动了该局盐务档案工作改进。

一、秦雅甡对盐务档案的尖锐批评

隶属财政部盐务总局的川康盐务管理局，是抗战后期民国西南地区盐务的管理核心，其前身可追溯至民国初年设立的四川盐务稽核分所，统管着西南诸省盐务行政、缉私、食盐专卖及盐化工发展诸多行政事务，涵盖了食盐产、运、销、税全链条，其行政运转对文书档案的依赖程度较高。

1945年初，秦雅甡调任川康盐务管理局总务科科长后，他借撰写读书心得的机会，对本局档案管理现状提出了尖锐批评，直言不讳地指出：“本人始来本局，与若干同仁谈话，佥以查卷为苦。逮亲调案卷查阅，始知本局档卷办法，尚仍从前旧法，即以一笼统之卷名，包括同类或其近似之案件，以卷统案，而非以案领卷”。同时，秦雅甡在其读书心得中，还历数档案管理、利用工作中存在的各种问题：

一是“各卷并不粘订，似易散失”。

二是“目前事务繁复，新案迭兴，若仅统以简单卷名，则一卷之内包括之案件可以极多”。

三是“如有一案跨越数年，以专案订卷，则宗数不多，查阅甚便。若混编入一笼统之卷名内，卷或多至数十本，积高数尺，办稿人员于此大堆案卷中，披沙拣金，搜寻资料，既旷时日耗精神，又减低工作效率。”

四是“每将同一案件，分归致号，名称不同之卷，办稿人查案时，逐件调卷，手续既繁，调取不便，无论有关之他案，无法参考，即案内各件亦难免无疏漏”。

最后导致“本来数日可办结之案，延长至数月；一科可办了之案，发展至多科未了。其结果，遂一人可办之案，逐渐自二三人增至十余人”。

为此，秦雅甡提出将“以卷统案”改为“以案领卷”的归卷建议，即专案单独立卷，以提升查阅效率。

二、专业人员的深度剖析

秦雅甡对盐务档案的尖锐批评，主要集中于档案利用效率低下，并未从问题产生的原因——档案完整、科学、系统归卷进行思考，更没有在档案业务的专业性、复杂性的角度加以考量，想当然地提出缺乏实际操作可能的“以案统卷”的改进意见。面对新任总务科长的批评和建议，川康盐务管理局“资深档案人”——局管档组负责人徐安百，给出了专业解答和避免矛盾激化的回应。

徐安百，四川资阳人。民国元年（1912年）二月六日生，早年投身教育界，1926年至1939年间，于资中等地中小学执教；1939年转入重庆私立求精中学任图书练习生，初涉文献管理工作；1940年至1942年就读于文华图书馆学专科学校（中国近代第一所正规图书馆学、档案学专业学校，系抗战时期档案、图书馆专业的最高学府）档案管理科专科，成为该校首届学员；1942年至1945年出任重庆盐务管理分局科员，踏入盐务系统，从事档案管理工作，后调川康盐务管理局任管理档案组（简称“管档组”，川康盐务管理局总务科下属机构）组长，成为该局档案管理工作实际负责人。

面对新任科长的尖锐批评和不切实际的建议，徐安百凭借着档案学的专业知识、多年的盐务工作经验以及不同岗位的工作历练，并未直接进行驳斥，而是以档案专业视角，直面档案利用不便捷的弊端，围绕档案“点收—分类—消号—装订—典藏—调阅”全流程，撰写剖析查找出问题根源，并提出了优化档案工作的建议。

在徐安百所撰写的文章中，他将川康盐务管理局盐务档案问题归纳为，“不简单”“不精确”两大类问题。

所谓“不简单”？一是民国时期机关公文文种多达50多种。每一个文种文件实行单独编号，势必造成该局所发文件种类繁多，不便统计、清查；二是机关收发文总簿是按收到、发出时间顺序登记的，全年共有十余册。而管档组从各业务科室归集文书文件、汇聚成为档案时，不仅需要长时间占用收发文总簿，还需将收到或发出的文件，按照不同文种拆分为数十堆，需逐件列送、逐一清点、逐一归档，必然耽误大量工作时间，导致案卷装订滞后、调阅不便。对此徐安百清楚，出现档案归集工作繁多的根本原因，在于机关公文文种过多所致。而作为具体行政机关，无法改变整个国家公文运行制度和习惯。为此，他提出“对局所发的公文，统一编号，不分文种，以便归档清查”，这样可以简化文书点收与消号流程，从源头减少人力损耗、提升工作效率。

所谓“不精确”？具体指档案管理工作中“不规范”“不精准”“不统一”。

“不规范”，收发文书归档周期不固定。有的业务科室积压数百份或数月后才移交，有的科室收到几份也要移交，导致管档组疲于应付，所归集文书无法按照文档序号清点。

“不统一”，即指文书档案分类不科学。当时档案归集分类原则“类—纲—目—件”。对于统管西南诸省盐务、体系庞大的川康盐务管理局而言，对其收发文书、专业档案科学分类，本非易事。一是序号设置不科学。如川康盐务管理局所属重庆分局，在“购置纲”下序号为“6”，在“土地房屋纲”下序号为“4”，在“建仓（建设盐仓）纲”下序号为“3”，这种设置不统一、不科学的做法，必然导致文书档案管理杂乱、不便查找利用；二是档案“纲、目”内容设置混乱。如在“购置纲”下序号1—15，分属川康盐务管理局下属的十五个分局。序号“16”及以后，又分别有油类、药品、打字机等，这样性质不同、层级不同的分类，必然会导致文书档案庞杂混乱。

“不精准”，指类表中缺乏概括性、兜底性类别。在收发文书、业务档案中，无论分类如何详细，总难一一涵盖。因此，在“类”“纲”“目”中，均应设置“总类”“总纲”“总目”，用以容纳与此均相关、又不属于某个具体类、纲、目的文书档案；同时，各类、纲、目中均应设置“其他”一项，以此收纳不属于已有项之案卷或文书。这样分类归集，方可不至于文书档案杂乱难找。

“以案统卷”，即秦雅甡所提的建议。徐安百从专业角度委婉指出，“以案统卷”非解决档案管理混乱、庞杂不清的有效路径。在川康盐务管理局中“军盐供给”的相关档案，便是按照“一案一卷”进行归集、管理，由于数量众多，依然不便查找。其他盐务业务文书，因关联性极强，“以案领卷”难以落地。

基于上述分析，徐安百提出三项务实改进建议：一是统一收发文号，改变归档办法；二是重新改编分类表；三是适当增加管理档案人员，得到业务科室的支持。1945年9月至10月，经过该局相关科室研讨，形成正式报告并获该局批准，推动各科室改订卷宗目录，由总务科统筹编列档码，这场档案改革得以落地实施。

三、民国档案制度视角下的改革审视：制度变迁与实践反思

秦雅甡与徐安百围绕档案管理业务的讨论，折射出民国时期文书档案管理、行政机关文书运行制度的诸多弊端和时代局限。回顾民国文书档案管理，其历经两个历史发展阶段：

一是北洋政府时期（1912—1928）。文书档案管理，基本沿袭清代旧制，无统一制度标准、无专业管理体系，多由文书人员兼管，文件散乱堆放、遗失损毁频发。

二是南京国民政府时期（1927—1949）。国民政府于1928年11月，出台《公文程式条例》，明确了公文种类；1938年出台《公文改良办法》，要求精简公文；1942年《修正公文程式条例》，明确上行文、下行文、平行文的区分，这些文件对行政公文进行了规范。此外，对档案管理工作，国民政府行政院1933年出台《文书档案连锁法》、1936年出台《整理档案规程》。

国民政府虽出台系列法规，要求统一分类、统一编号、统一登记、统一归档，试图推动档案管理向标准化转型，但缺乏有效的监督执行机制，加之战乱频繁、地方势力复杂、人员专业水平参差不齐，多数机关并未严格落实相关制度，以至于如同川康盐务管理局，作为财政部直属机构，机关公文文种多达50多种，内部档案管理混乱，难以适应盐务机关实际需求。

本文提及“秦雅甡”与“徐安百”关于档案工作的讨论，既反映了民国档案管理向规范化转型的尝试，也印证了民国时期中央政策难于落实、地方各自为政的普遍现实。正是由于此次讨论，川康盐务管理局的档案归集、分类、管理，都较当时其他机构档案管理更为规范，该局从1939年成立至1949年的十年间，共保存下10个目录、12739卷共549135件档案（现完整保存于自贡市档案馆），为后世研究民国时期盐业发展、盐政管理积累了宝贵的原始素材。

编辑：王斯璇

责任编辑：余凤

编审：余鲲